In de digitale wereld van vandaag regelen we steeds meer zaken online. Organisaties verstrekken informatie via websites, klantportalen en e-mails. Denk aan voorwaarden, producten of diensten. Maar mag dat zomaar? En wat zijn de regels als het gaat om het digitaal verstrekken van belangrijke informatie, zoals algemene voorwaarden?
Het korte antwoord is: ja, het mag, zolang het op de juiste manier gebeurt. De wet biedt ruimte voor digitale informatieverstrekking, mits u voldoet aan enkele duidelijke voorwaarden.
De feiten
Volgens artikel 6:234 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek mag u algemene voorwaarden digitaal verstrekken als aan drie voorwaarden is voldaan:
Tijdige beschikbaarheid
De informatie moet vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst beschikbaar zijn. Dus niet achteraf of pas bij een bevestiging.Mogelijkheid tot opslaan
De klant moet de informatie kunnen opslaan op een duurzame gegevensdrager, zoals een pdf-bestand dat bijvoorbeeld via een klantportaal kan worden gedownload.Toegankelijkheid voor later gebruik
De klant moet ook later nog eenvoudig toegang hebben tot de documenten, bijvoorbeeld via een persoonlijke online omgeving.
De versie van de polisvoorwaarden die beschikbaar is op het klantportaal dient ongewijzigd te blijven gedurende de looptijd van de verzekeringsovereenkomst. De verzekeraar mag deze voorwaarden niet tussentijds aanpassen via een verwijzing naar een externe bron, zoals een URL naar de website, zonder uitdrukkelijke instemming van de verzekerde.
Voldoet u aan deze voorwaarden? Dan is digitale informatieverstrekking rechtsgeldig. Wordt hier niet aan voldaan, dan bestaat de kans dat uw voorwaarden juridisch vernietigbaar zijn.
Waarom is dit belangrijk?
Wanneer klanten of gebruikers niet op de juiste manier zijn geïnformeerd, kan dit vervelende gevolgen hebben voor uw organisatie. Denk aan:
- Discussies over wat er wel of niet is afgesproken;
- Onzekerheid over dekking, aansprakelijkheid of verplichtingen;
- Juridische procedures en mogelijk schadeclaims.
Duidelijke, toegankelijke en correcte informatievoorziening is dus essentieel om problemen te voorkomen. Bovendien laat u hiermee zien dat uw organisatie professioneel, transparant en betrouwbaar handelt.
Wat kunt u doen?
Wilt u zeker weten dat uw digitale communicatie aan de eisen voldoet? Let dan op de volgende zaken:
- Zorg voor een goede structuur in uw aanvraagproces, waarbij klanten actief akkoord moeten gaan met de voorwaarden.
- Maak informatie makkelijk vindbaar via uw website of klantomgeving.
- Gebruik heldere taal en geef bij voorkeur korte toelichtingen bij belangrijke onderdelen.
- Controleer regelmatig of uw processen voldoen aan de meest recente wet- en regelgeving.
Door hier proactief mee om te gaan, voorkomt u juridische risico’s én vergroot u het vertrouwen van uw klanten.
Hulp nodig? Wij denken met u mee
Digitale informatieverstrekking is niet meer weg te denken uit de moderne bedrijfsvoering. Toch gaat het hier regelmatig mis: klanten ontvangen voorwaarden te laat, kunnen ze niet opslaan of geven onbewust akkoord via onduidelijke procedures. Dat kan juridische gevolgen hebben.
SVC Groep helpt organisaties om dit professioneel én juridisch juist in te richten. We beoordelen uw huidige werkwijze, geven advies over de juiste manier van informatie aanbieden (bijvoorbeeld via een klantportaal of downloadbare documenten) en zorgen dat klanten actief en rechtsgeldig akkoord geven.
Daarnaast ondersteunen we bij het opstellen van begrijpelijke en juridisch correcte voorwaarden, privacy verklaringen en digitale formulieren.
Met een praktische audit brengen we uw risico’s in kaart en geven we concrete verbeterpunten. Zo zorgt u ervoor dat digitale communicatie niet alleen efficiënt, maar ook juridisch waterdicht is.
Mail: compliance@svcgroep.nl
Telefoon: 033 – 433 15 57
