Privacyverklaring

Privacystatement

SVC Group B.V. (SVC Groep) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacystatement. Dit privacystatement is eveneens van toepassing op de werkmaatschappijen van SVC Groep, zijnde:

SVC Compliance B.V.
SVC Controlling & Advies B.V.
SVC Registeraccountants B.V.
onlineaudittool.nl B.V.
Volmachtaudits B.V.

Contactgegevens

De directie is binnen ons kantoor het toeziend oog voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens. Onze Privacy Officer is het eerste aanspreekpunt voor de verwerking van persoonsgegevens.

De Privacy Officer is te bereiken via onderstaande gegevens:

SVC Group B.V.
Prinses Marielaan 1
3818 HL Amersfoort
T. 033 - 433 15 57
E. info@svcgroep.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

SVC Groep verwerkt persoonsgegevens van klanten wanneer zij gebruik maken van onze diensten en/of klanten deze gegevens zelf aan ons verstrekken. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken ten aanzien van de volgende categorieën:

Klanten en medewerkers van klanten;
Sollicitanten, medewerkers en andere natuurlijke personen die onder onze verantwoordelijkheid werkzaam zijn;
Salarisadministratie.

Per categorie wordt tevens vastgelegd ten aanzien van welke doeleinden de verwerking geschiedt en wie toegang hebben tot de persoonsgegevens.

1. Klanten en medewerkers van klanten

De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:

de identificatie;
het opstellen van een risicoprofiel in het kader van de Wwft;
het onderhouden van contacten met klanten;
het uitvoeren van werkzaamheden zoals overeengekomen met klanten;
de uitvoering of toepassing van een andere wet.

Geen andere gegevens worden verwerkt dan:

naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene;
kopie identificatiebewijs;
gegevens omtrent de vakbekwaamheid en betrouwbaarheid;
andere dan de onder 1.1 tot en met 1.3 bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet.

De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:

degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in het eerste lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;
anderen, in de gevallen dat er sprake is van een rechtmatige grondslag op basis van de AVG.

2. Sollicitanten, medewerkers en andere natuurlijke personen die onder onze verantwoordelijkheid werkzaam zijn

De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:

de beoordeling van de geschiktheid van betrokkene voor een functie die vacant is of kan komen;
de afhandeling van de door de sollicitant gemaakte onkosten;
het voeren van een personeels- en verantwoordelijkheden administratie
de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
de uitvoering of toepassing van een andere wet.

Geen andere gegevens worden verwerkt dan:

naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene;
een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder 2.1;
nationaliteit en geboorteplaats;
gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;
gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is;
gegevens betreffende de aard en inhoud van de huidige dienstbetrekking, alsmede betreffende de beëindiging ervan;
gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige dienstbetrekkingen, alsmede betreffende de beëindiging ervan;
gegevens met betrekking tot de motivatie voor de functie en de organisatie;
andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door de betrokkene zijn verstrekt of die hem bekend zijn;
andere dan de onder 2.1 tot en met 2.9 bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.

De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:

degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in het eerste lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;
anderen, in de gevallen dat er sprake is van een rechtmatige grondslag op basis van de AVG.

3. Salarisadministratie

De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:

het berekenen en vastleggen van salarissen en vergoedingen aan of ten behoeve van betrokkene;
het berekenen en vastleggen van belasting en premies ten behoeve van betrokkene;
het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband;
de uitvoering of toepassing van een andere wet.

Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan:

naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene;
een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder 2.1;
nationaliteit en geboorteplaats;
gegevens als bedoeld onder 2.1, van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige werknemers;
gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan of ten behoeve van de in het eerste lid bedoelde personen;
gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van betrokkene;
gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde;
andere dan de onder 2.1 tot en met 2.7 bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.

De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:

degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in het eerste lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;
anderen, in de gevallen dat er sprake is van een rechtmatige grondslag op basis van de AVG.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

SVC Groep verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:

Ras (indien een kopie van een identificatiedocument wordt opgeslagen in een dossier, wanneer wij hiervoor de wettelijke verplichting hebben);
Burgerservicenummer (BSN) (alleen indien wij hiervoor wettelijke verplichting hebben of voor contacten met de Autoriteit Financiële Markten in het kader van onze dienstverlening).
Gegevens over de betrouwbaarheid.

Deze persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de met de klant overeengekomen doelen/dienstverlening. Indien doelen dan wel dienstverlening wijzigen, wordt dit opnieuw met de betrokkene afgestemd.

Op basis van welke grondslag en met welk doel wij persoonsgegevens verwerken

SVC Groep verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Uw toestemming, zoals bij het verzenden van onze nieuwsbrief met als doel om u de nieuwsbrief toe te kunnen sturen;
Uitvoeren van de overeenkomst, zodat wij u kunnen bellen of een e-mail kunnen sturen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
Wettelijke verplichting, omdat wij op grond van wet- en regelgeving mede vanuit onze beroepsorganisatie (NBA) verplicht zijn om bij de uitvoering van onze werkzaamheden zorg te dragen voor voldoende dossiervorming. Daarnaast verwerken wij ook persoonsgegevens bij bijvoorbeeld het verzorgen van de belastingaangiftes voor onze klanten.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

SVC Groep bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor gegevens worden verzameld dan wel de wettelijke bewaartermijnen die wij dienen te volgen. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Voor cookies op onze website geldt een bewaartermijn van 30 dagen;
Gegevens van een potentiële klant (die bijvoorbeeld via de website naar ons kantoor worden verstuurd), worden na 30 dagen verwijderd indien de potentiële klant uiteindelijk geen klant bij ons kantoor is geworden. Indien een potentiële klant wel klant wordt bij ons kantoor, worden de gegevens bewaard zolang als nodig is voor de dienstverlening aan de klant;
Voor de vastlegging van persoonsgegevens in applicaties en dossiers ten behoeve van het uitvoeren van de dienstverlening voor de klant, volgt ons kantoor de wettelijke bewaartermijn die in veel gevallen 7 jaar bedraagt.

Delen van persoonsgegevens met derden

SVC Groep verkoopt geen persoonsgegevens van klanten aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met de klant hebben of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Hieronder valt tevens het inzagerecht van instanties zoals de Belastingdienst. Met organisaties die gegevens voor onze klanten verwerken in onze opdracht, sluiten wij een (sub)verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens van klanten. SVC Groep blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

In bijzondere gevallen kan het voorkomen dat wij persoonsgegevens verstrekken aan externe deskundigen zoals een notaris, advocaat of pensioenspecialist in het kader van een met de klant overeengekomen opdracht voor deze externe deskundige(n). In dat geval zullen wij deze gegevens niet zonder toestemming van de klant verstrekken aan deze externe deskundige(n). Deze gegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden.

Website

Ten aanzien van uw bezoek aan onze website geldt het volgende ten aanzien van persoonsgegevens.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Om onze website goed te laten functioneren maken wij gebruik van cookies. Om uw geldige toestemming te verkrijgen voor het gebruik en de opslag van cookies in de browser die u gebruikt om onze website te bezoeken en om dit goed te documenteren maken wij gebruik van een cookie consent management platform: CookieFirst. Deze technologie wordt geleverd door Digital Data Solutions BV, Plantage Middenlaan 42a, 1018 DH, Amsterdam, Nederland.

Wanneer u onze website bezoekt, wordt er een verbinding tot stand gebracht met de server van CookieFirst om ons de mogelijkheid te geven geldige toestemming van u te verkrijgen voor het gebruik van bepaalde cookies. CookieFirst slaat vervolgens een cookie op in uw browser om alleen die cookies te kunnen activeren waarvoor u toestemming heeft gegeven en dit goed te kunnen documenteren. De verwerkte gegevens worden bewaard totdat de vooraf bepaalde bewaartermijn verstrijkt of u verzoekt de gegevens te verwijderen. Onverminderd het bovenstaande kunnen bepaalde verplichte wettelijke bewaartermijnen van toepassing zijn. CookieFirst wordt gebruikt om de wettelijk vereiste toestemming voor het gebruik van cookies te verkrijgen. De wettelijke basis hiervoor is artikel 6(1)(c) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Gegevensverwerkingsovereenkomst Wij hebben een gegevensverwerkingsovereenkomst gesloten met CookieFirst. Dit is een door de wet op de gegevensbescherming vereiste overeenkomst, die garandeert dat gegevens van onze websitebezoekers alleen worden verwerkt volgens onze instructies en in overeenstemming met de AVG. Serverlogbestanden Onze website en CookieFirst verzamelen en bewaren automatisch informatie in zogenaamde serverlogbestanden, die uw browser automatisch naar ons doorstuurt.

De volgende gegevens worden verzameld:

Uw toestemmingsstatus of het intrekken van toestemming
Uw geanonimiseerde IP-adres -Informatie over uw browser
Informatie over uw apparaat
De datum en tijd waarop u onze website heeft bezocht
De webpagina url waar u uw toestemmingsvoorkeuren hebt opgeslagen of bijgewerkt
De locatie bij benadering van de gebruiker die zijn toestemmingsvoorkeur heeft opgeslagen
Een universeel uniek identificatienummer (UUID) van de websitebezoeker die op de cookiebanner heeft geklikt

Meer informatie over cookies vindt u in onze cookieverklaring

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Betrokkenen (de personen van wie wij persoonsgegevens verwerken) hebben het recht om persoonsgegevens in te zien, en te verzoeken om correctie of verwijdering. Daarnaast hebben betrokkenen het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door SVC Groep en hebben betrokkenen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat betrokkenen bij ons een verzoek kunnen indienen om de persoonsgegevens die wij verwerken, in een computerbestand naar de betrokkene of een ander, door de betrokkene genoemde organisatie, te sturen. Betrokkenen kunnen een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van de eigen persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van de toestemming of bezwaar op de verwerking van de persoonsgegevens sturen naar info@svcgroep.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door de betrokkene is gedaan, vragen wij om een kopie van een identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie de pasfoto, indien van toepassing de MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), het documentnummer en het Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van de privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, op het verzoek. U kunt hiervoor de Kopie ID app van de Rijksoverheid gebruiken. Deze app kunt u downloaden in de Google Playstore of de Apple Appstore.

SVC Groep wil betrokkenen er tevens op wijzen dat zij de mogelijkheid hebben om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de deze link.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

SVC Groep neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende (technische) (beveiligings)maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als betrokkenen de indruk hebben dat gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met de directie. De contactgegevens zijn bovenaan dit privacystatement vermeld.